Tajemství efektivní pracovní porady aneb přestaňte ztrácet svůj čas

Bez efektivních porad nemůže byznys fungovat

Pracovní porady jsou běžnou a nezbytnou součástí života každé firmy. Jak ale zajistit, aby se z nich nestala přehlídka ztraceného času?

Vedoucí pracovníci v oblasti marketingu na různých schůzkách a poradách tráví až 69 % svého pracovního času. Důvod obliby schůzování je jednoduchý – vychází z dávného poznatku, že víc hlav víc ví.  Rubem tohoto poznatku je skutečnost, že co člověk, to názor, což znamená, že čím více lidí se dohaduje (či radí), tím obtížněji se hledá shoda. Pracovní porada se pak snadno mění v přehlídku ztraceného času.

1. Začíná to u hlavy

Ten, kdo poradu svolává, musí jasně vědět, proč tak činí – co chce probrat. V případě, že šéf nemá jasnou představu, čeho chce poradou docílit, a jen zkrátka nažene lidi na pravidelnou poradu – protože se přece musíme poradit – může se porada snadno zvrhnout v obdobu hospodské debaty, kde si každý mele tu svou, někdo spí v koutě a nikdo nikoho neposlouchá. Výsledkem takto vedené „porady“ je jen zbytečně ztracený čas pro všechny zúčastněné. Přínos je nulový.
 
Zejména v Česku je pevně zakořeněna představa pracovní porady jako povinně nutné ztráty času. Tento zvyk pramení snad z dob budování socialismu, kdy bylo „schůzování“ na denním pořádku. Kdo neměl čárku, měl problém, v reálu se ale nic neřešilo, člověk musel naslouchat jen nesmyslnému žvanění o cílech pětiletky, plnění plánu a o tom, jak se připojí k závěrům XXY. sjezdu KSČ. Od těch dob v nás pravděpodobně zůstalo, že pracovní porada je ze své podstaty povinná zbytečnost.
 
Pracovní porady by přitom měly být pravým opakem planého „schůzování“. Měly by být zajímavé, přínosné a podnětné. A motivující. To se lehko řekne. Jak toho ale docílit?

2. Čas jsou peníze

I porada je svého druhu investicí, proto by se měl ten, kdo ji chce uspořádat, dobře zamyslet nad tím, zda má v konkrétním případě vůbec smysl. Každý z účastníků investuje svůj čas a ten jsou, jak známo, peníze. A nejde jen o ztracený čas. Další ztrátou jsou mzdy účastníků porady.
 
V případě, že svoláte své lidi na poradu ve stylu „nevím sice proč, ale asi bychom se měli sejít na poradu“, odvoláte je od jejich pracovních úkolů ke zcela neefektivní činnosti, během níž jim ale dál běží mzda. Pracovníci jsou tak placeni bez odpovídajícího výkonu. Kromě toho je třeba sem přičíst i náklady promeškané pracovní doby. Lidé na schůzkách nemohou vykonávat svou běžnou činnost. Navíc se daným účastníkům po dobu porady hromadí i záležitosti, které mohou být urgentní k vyřízení.
 
V případě špatných porad může navíc docházet k chybným rozhodnutím se závažnými následky. Špatné porady mohou mezi zúčastněnými vést také k poklesu morálky, produktivity práce, k frustraci, zlosti, pasivitě.

3. Dobrá příprava – základ úspěchu

Důvodem, proč se porada často mění v přehlídku ztraceného času, je zejména zanedbání přípravy a špatná organizace samotné porady. Problémem je také záliba v příliš dlouhém schůzování – pokud porada trvá déle, než je zdrávo, i ti neodolnější jedinci ztratí zbytky pozornosti.
 
Často také chybí důvod, proč se vůbec na poradu scházíme – porada se pak vyznačuje tím, že vlastně nikdo nechápe, proč se vlastně konala. Chybou je také chybějící fáze vyhodnocení porady.
 
Aby porada byla efektivní a přínosná, musí být naplánována. Čím přesněji, tím lépe. Každý kdo pracovní poradu svolává, by se měl soustředit na dodržení jisté struktury přípravy. Předně je nutné určit koordinačního člověka, který de facto schůzku svolává a na nějž mají být směřovány dotazy v případě nejasností. Velmi důležitou informací je pro účastníky datum a čas zahájení a časové udání konce schůzky. Místo konání pak souvisí s účelem a velikostí porady.
 
Významnou informací jsou cíle dané porady. Z nich vyplývá, jaká témata budou probírána, což pro jednající hraje rozhodující roli při zajišťování informací a podkladů. Je také dobré předem oznámit, jaké výsledky jsou od porady očekávány a jaké budou jednotlivé body programu.
 
Při přípravě porad je třeba být střídmý v tematickém záběru. Pokud je nakousnuto příliš mnoho témat, pozornost se rozmělní, porada se rozplizne a nic se pořádně nedohodne. Lépe je projednávat přesně určený menší počet témat a zároveň si s výběrem témat k projednávání určit i priority. Příliš vhodným pro efektivitu porad není ani jejich pravidelné pořádání, ať už důvod je, či ne. Mnohem lepší je podle odborníků pořádat porady jen v případě, že je to užitečné.

Podobné články

Rozhovor s Janem Jeníčkem – předsedou představenstva Raiffeisen stavební spořitelny
Podnikání

Rozhovor s Janem Jeníčkem – předsedou představenstva Raiffeisen stavební spořitelny

Redakce magazínu MontyRich - 23.10.2018

Ve čtvrtém díle našeho seriálu jsme vyzpovídali Jana Jeníčka mimo jiné i prezidenta Evropského sdružení stavebních spořitelen. A jak říká on sám:…

Disciplína - Jak udělat z nepřítele přítele?
Podnikání

Disciplína - Jak udělat z nepřítele přítele?

Redakce magazínu MontyRich - 23.10.2018

Chcete se svým životem něco dělat, a tak jste se rozhodli zkusit podnikání, sportovat, nebo cokoliv jiného. Přesně víte, jak cesta k úspěchu vypadá.…

Obchodní vizitky: Jejich pozitiva i negativa
Podnikání

Obchodní vizitky: Jejich pozitiva i negativa

Redakce magazínu MontyRich - 22.10.2018

I v dnešním digitálním věku je příjemné setkat se s papírovou obchodní vizitkou. Jde o užitečného pomocníka, který pomůže navázat vztahy se zákazníky.

The Property Brothers: dvojčata, co si vydělané miliony dělí napůl
Podnikání

The Property Brothers: dvojčata, co si vydělané miliony dělí napůl

Redakce magazínu MontyRich - 12.10.2018

Pokud byste se ve svém okolí zeptali některého ze sedmiletých dětí, co je momentálně jejich největší zábavou, asi by vám řekly, že si hrají s…

7 fatálních chyb, které mohou likvidovat váš byznys
Podnikání

7 fatálních chyb, které mohou likvidovat váš byznys

Redakce magazínu MontyRich - 11.10.2018

Jedním z klíčů k dosažení velikosti ve světě podnikání je myslet jako vítěz, to ví každý úspěšný podnikatel. Vytvořit ze sebe namotivovaného jedince…

Recenze: Od nuly k jedničce
Podnikání

Recenze: Od nuly k jedničce

Milan Charvát - 11.10.2018

Teď asi zklamu všechny čtenáře lačnící po motivaci a návodu, jak se z absolutního outsidera stát hvězdou ve všem možném. Peter Thiel je úspěšný…

Newsletter

Chcete kvalitní informace ze světa byznysu?

Přidejte se k 7 tisícům investorů, podnikatelů či obchodniků a začněte odebírat náš newsletter.

Červen 2018
+ PDF magazínu MontyRich
jako dárek
Souhlasím se zásadami ochrany osobních údajů
Neodesíláme žádny spam