Lektor osobní produktivity: Neschopnost pracovat se svým časem může znamenat past

A lékem není pouze aplikace

Je 8 hodin práce málo? Zachrání náš time management software? Co brání tomu, abychom byli produktivnější? Nejen o tom jsme si povídali s Honzou Dolejšem - lektorem osobní produktivity a time managementu.

Honzo, proč je dnes osobní produktivita tak velkým tématem?

Pokud se dnes člověk nenaučí pracovat se svým časem a prioritami, může uvíznout v pasti. Stačí se podívat kolem sebe – pracovní doba 8 hodin začíná být u mnohých minulostí. Někteří moji klienti dokázali pracovat i 15 hodin denně, což je ale téměř vždy cesta ke zhroucení. Běžně se setkávám s názory, že je to daň za moderní dobu a technologie, které nám čas nešetří, ale spíše spotřebovávají. A že je to vlastně zcela běžné a nemá cenu s tím bojovat.

A má?

Určitě má. Člověk ale musí jít tak trochu proti proudu, naučit se věnovat jen tomu důležitému, odolávat vnějším vlivům a snažit se čas, který máme k dispozici, využít naplno. Jinak hrozí, že budeme pracovat o poznání déle než 8 hodin denně, ale stejně se z místa nepohneme – práce bude přibývat a výsledky se nedostaví.

Spousta lidí si pod osobní produktivitou a time managementem představí všemožné mobilní aplikace. Co všechno se však pod dvěma “buzzwordy” skrývá?

Tohle slýchám a vidím na svých školeních často – poraďte mi nějakou skvělou aplikaci, která mi pomůže s plánováním a ušetří mi spoustu času. Zpočátku sice může aplikace trochu pomoci, hlavní změny se ale musí odehrát v mysli a přístupu samotného člověka.

Je potřeba se naučit striktně rozlišovat mezi důležitými a nedůležitými úkoly, přenášet veškeré činnosti k pamatování mimo hlavu, plně se soustředit navzdory mnoha vyrušením kolem sebe a v neposlední řadě pracovat s vlastní energií. Naše tělo totiž není lineární stroj a bez potřebné péče (spánek, sport, správná strava) nelze pracovat naplno.

Na začátek může pomoci světoznámá metoda řízení času Mít vše hotovo (Getting Things Done, zkráceně GTD). Ta dává dohromady užitečnou sadu návyků, jak pracovat se svým časem, jak se dívat na složitější úkoly, plánovat své cíle a pomůže rovněž vytvořit systém, který udržuje naše úkoly, projekty a záležitosti mimo hlavu. V pravou chvíli nám vždy prozradí, na jakém úkolu bychom měli zrovna pracovat.

A jak velkou váhu tedy aplikacím přikládáte?

Jsem názoru, že aplikace je jen jakousi berličkou a spíše než samotný software je důležité, jaká pravidla pro práci s časem si člověk nastaví sám. Zmíněnou GTD metodu lze používat klidně i na papíře, moderní nástroje nám práci jen usnadňují. Můžeme takový systém s úkoly nosit stále s sebou, snadněji v něm vyhledávat a filtrovat a pojme i více informací (přílohy, termíny, asociace apod.).

Co používáte vy?

Osobně používám nástroj Trello, který u mě vede především svou netradiční vizuální stránkou. Jednotlivé úkoly jsou zde interpretovány jako takové lístečky, které následně přesouvám mezi sloupci. Tedy již žádné odškrtávací seznamy. Díky tomu je můj systém přehledný a velice dobře se v něm pracuje. Tento nástroj je navíc multiplatformní a pro plnohodnotné použití zcela zdarma. Osobně mohu dále doporučit například oblíbený Todoist nebo Wunderlist. Pokud bych měl vybírat systém primárně pro GTD metodu, osvědčil se mi Doit.im nebo Nirvana.GTD.

Je potřeba si ale uvědomit, že ideální nástroj neexistuje. Neříkám, že není důležité si vybrat nástroj, který člověku sedne. Bohužel ale spousta lidí hledáním ztratí spoustu času, aby zjistila, že žádný nástroj není ideální po všech směrech.

Postačí mi na cestě za vyšší produktivitou a lepším time managementem klasický blok a tužka?

Ano. Spousta mých klientů si dosud nezvykla na smartphony či na počítače a je pro ně stále nejsnazší své záležitosti psát na papír. A není to nic proti ničemu, ostatně i samotná GTD metoda vznikla v době, kdy se počítače ani mobilní telefony běžně k tomuto účelu nepoužívaly. Je to ale zase o tom, aby si člověk nastavil správné návyky a pravidla.

Pokud si budete záležitosti psát na papír, je potřeba omezit počet “vstupních schránek” a nejlépe psát všechny informace na jedno místo. V GTD metodě pak existují seznamy úkolů podle jejich náročnosti (projekty, dílčí a jednoduché úkoly), podle kontextů (schůzky, telefonování, práce s počítačem, e-maily apod.), pro delegované úkoly nebo tzv. Someday/Maybe seznam, na kterém jsou úkoly, které musí ještě dozrát.

Všechny tyto typy úkolů a projektů můžete mít na samostatných seznamech (například jiné papíry či desky) a pracovat s nimi. Moderní nástroje mají jen výhodu ve snazším zadáváním i vyhledáváním informací, výše zmíněné třídění úkolů ale může probíhat úplně stejně.

Díky čemu dnes lidé nejčastěji prokrastinují?

Bylo by snadné odpovědět, že lidé nejčastěji prokrastinují kvůli sociálním sítím a jiným lákadlům. Je samozřejmě mnoho případů u každého z nás, kdy tomu tak opravdu je, problém je ale často úplně v něčem jiném. Je potřeba si uvědomit, že prokrastinace často není příčinou odkládání úkolů, ale je to jakýsi obranný mechanismus a snaha vyhnout se nepříjemným záležitostem.

Proč se bráníme?

Často stojí za odkládáním úkolů strach z neúspěchu nebo náš perfekcionismus. Bojíme se, že výsledek nedopadne podle našich představ, což bude znamenat nepříjemnosti (kritika nadřízených, vlastní pocit viny apod.). Úkoly proto odkládáme a věnujeme se jiným záležitostem, které nám poskytnout chvilkovou úlevu. Pak to na nás ale dolehne ještě s větší silou a výčitkami, že jsme stále nezačali.

Jak s prokrastinací bojovat?

Při prokrastinaci je nutné v první řadě analyzovat, proč s úkolem nechceme začít. Pokud nás jen úkol nebaví, nebo v něm vidíme velké soustu, pomůže jednoduše kouskování. Naplánovat si klidně na každý den jen jednu stránku, jeden odstavec či jednu větu z daného úkolu. Často po vykonání prvního krůčku člověk zjistí, že úkol není tak složitý, a může pokračovat. Je-li za prokrastinací hlubší problém a strach z neúspěchu, je potřeba se smířit s tím, že jsme jen lidé a nic nebude dokonalé. Každý chybujeme, ale právě tím získáváme další zkušenosti a posouváme se vpřed.

Co je podle vás největší překážkou osobní produktivity?

Nízká motivace a špatné stanovení svých cílů. Pokud si člověk neuvědomí, jakým směrem chce kráčet a čeho dosáhnout, chybí mu vnitřní motor nejen na plnění úkolů, ale i na dodržování návyků osobní produktivity. Nedokáže navíc správně určovat, jakým úkolům se věnovat a které vyřadit či delegovat.

Stáhnout si aplikaci a plnit ji úkoly, je snadné. Naučit se však veškeré činnosti správně zapisovat, důsledně si plánovat své aktivity, filtrovat nedůležité úkoly a umět se vyhýbat rušivým vlivům kolem sebe (e-mailům, notifikacím, sociálním sítím, hluku prostředí apod.) chce něco víc. V mých očích je důležité začít právě zde – vytvořit si vizi s cíli, ke kterým člověk kráčí. Díky tomu získá vnitřní kompas a pomůcku, na kterou se může spolehnout. Vše ostatní už půjde lépe.

Kde znalosti z této problematiky načerpat, ideálně za co nejkratší dobu?

Mnoho užitečných informací lze nalézt na internetu, bohužel se člověk bude muset naučit vybírat. Najdeme totiž mnoho lákavých článků typu “X věcí, které nastartují vaši osobní produktivitu”, které většinou nefungují a zaměřují se spíše až na konečné aplikace a další podobné tipy.

Nejlepším zdrojem je v mých očích odborná literatura, ve které nalezneme spoustu povedených titulů (kniha Mít vše hotovo, 7 návyků skutečně efektivních lidí, Hluboká práce, Snadná cesta z prokrastinace a mnoho dalšího). Mně osobně čtení knih otevřelo oči a spousta myšlenek pochází odtud. Když je pak člověk spojí s praxí a zkušenostmi, může se výrazně zlepšit nejen v osobní produktivitě. Je ale jasné, že ne každý má čas a chuť ke čtení stovek stran v knihách.

Moderní jsou dnes kurzy a školení na podobná témata. Je to rozumný kompromis mezi časem a užitečnými informacemi. Myslím si, že účastníci zároveň ocení přímý kontakt s člověkem, který mám v tomto ohledu zkušenosti. Mohou se na cokoliv zeptat a vytvořit si systém, který pomůže právě jim. Intenzivní kurzy přitom zaberou jen pár hodin, které se člověku velmi brzy vrátí.

Pro více informací navštivte Honzův web

Podobné články

Chcete zvýšit svoji efektivitu? Jednoduchý návod, jak okysličit mozek i tělo
Lifestyle

Chcete zvýšit svoji efektivitu? Jednoduchý návod, jak okysličit mozek i tělo

Redakce magazínu MontyRich - 26.09.2018

Cítíte se na konci pracovního dne unavení, bolí vás hlava i záda, a nic kloudného vás už nějakou dobu nenapadá? Pak jste zřejmě další den v kanceláři…

Co je zač ten roztomilý pejsek? Tibetský mastiff s cenovkou 3 miliony dolarů
Lifestyle

Co je zač ten roztomilý pejsek? Tibetský mastiff s cenovkou 3 miliony dolarů

Tomáš Durčák - 01.06.2018

Zatímco ještě před několika desetiletími bylo úplně normální mít u domu psa, za kterého jste nikomu nemuseli nic platit, v dnešním světě si lidé…

Recenze knihy: Umění žít pozitivně
Lifestyle

Recenze knihy: Umění žít pozitivně

Redakce magazínu MontyRich - 18.05.2018

Autoři knihy Andy Cope a Andy Whittaker pracovali řadu let jako koučové v oblasti osobního rozvoje. Zaměřovali se na veškerá propíraná témata, která…

Recenze knihy: 30 pravidel vítězů
Lifestyle

Recenze knihy: 30 pravidel vítězů

Redakce magazínu MontyRich - 14.04.2018

Co byste chtěli nejvíc od života? Je to bohatství, moc, nebo snad šťastný život? Směrování vašeho života je čistě ve vašich rukou, nicméně mnoho lidí…

Rezidence Park Masarykova: blízko za sportem a do přírody
Lifestyle

Rezidence Park Masarykova: blízko za sportem a do přírody

Redakce magazínu MontyRich - 03.04.2018

Vlastnit chalupu nebo rekreační objekt, kde můžete trávit čas dle svých představ, je podle statistik realitních makléřů touhou velké části populace.…

Média, lži a příliš rychlý mozek
Lifestyle

Média, lži a příliš rychlý mozek

Redakce magazínu MontyRich - 11.03.2018

Jak jsme manipulováni a nevíme o tom? Co je pravda a co není? Proč nám politici lžou? Ukazují média svět takový, jaký skutečně je? Co je mediální…

Newsletter

Chcete kvalitní informace ze světa byznysu?

Přidejte se k 7 tisícům investorů, podnikatelů či obchodniků a začněte odebírat náš newsletter.

Červen 2018
+ PDF magazínu MontyRich
jako dárek
Souhlasím se zásadami ochrany osobních údajů
Neodesíláme žádny spam