Virtuální asistentka ušetří čas i peníze

Mladá firma našla mezeru na trhu outsourcingu

Svěřit různé podpůrné činnosti, které nesouvisejí s hlavním byznysem, jako je zajištění úklidu kanceláří nebo třeba i vedení účetnictví, externímu dodavateli, místo aby na ně firma sama zaměstnala dalšího člověka, je již běžná praxe. Jak ale ukazuje příklad mladé, inovativní firmy Timony, která poskytuje služby virtuálních asistentek, i v outsourcingu se dají najít mezery na trhu.

„Jsme ideální služba pro lidi, kteří mají zájem o inovace, nedrží se stereotypů a hledají lepší a efektivnější řešení pro svou práci.“ uvádí Eliška Štefková, obchodní ředitelka a zakladatelka mladé firmy Timony, která vstoupila na trh.

Domlouvat schůzky, plánovat čas, vyřizovat telefonické hovory, zařídit letenky na služební cestu, zarezervovat hotel… Ve velkých firmách zařizuje tyto věci pro manažery regiment asistentek zaměstnaných na plný úvazek (což s sebou nese významné mzdové náklady). To je luxus, který si menší firmy nemohou dovolit. Lidé ve firmě, kteří by měli domlouvat nové obchody nebo se věnovat strategickému vedení firmy, pak ztrácejí spoustu času různými činnostmi okolo, bez kterých to sice nejde, ale které samy o sobě peníze do firmy nepřinesou. A na byznys a strategii nezbývá čas. Virtuální asistentka pak může být řešením, jak uvolnit klíčovým lidem ve firmě ruce, aniž by to znamenalo navyšování mzdových nákladů. „Za naši virtuální asistentku není třeba odvádět daně, zdravotní ani sociální pojištění,“ potvrzuje zakladatelka služby Timony Eliška Štefková.

Kdo je vaše cílová skupina? Jaký typ firem nejčastěji využívá vaše služby?

Službu virtuální asistentky poskytujeme širokému spektru podnikatelských subjektů – malým i středně velkým firmám, živnostníkům, umělcům na volné noze, startupistům… Prakticky komukoli, kdo má zájem o efektivní náhradu za osobní asistentku, kterou by musel zaměstnávat.

Jaké jsou hlavní výhody virtuální asistentky v porovnání s klasickou asistentkou, která sedí v kanceláři?

Hlavní výhody jsou vtělené i do názvu naší firmy, Timony. Jde o složeninu anglických slov „time“ a „money“ – což jsou právě ty dvě nejcennější věci, jež naše virtuální asistentky klientům šetří. Úspora peněz je nejen v tom, že za naše asistentky klienti neodvádějí mzdové odvody či platby za zdravotní a sociální pojištění a neproplácejí jim dovolenou nebo nemocenskou. Ani virtuální asistentka není samozřejmě zadarmo, zákazník ale platí pouze za dobu, během níž pro něj asistentka skutečně pracuje. Neúčtujeme si čas, který je stráven brouzdáním po internetu, povídáním s kolegyněmi či přípravou kávy. Naše asistentky jsou zkrátka efektivnější než ty, které by seděly ve firmě našich klientů každý všední den osm hodin a pobíraly tomu odpovídající mzdu. A odpadají i prostorové a finanční náklady spojené s vybudováním pracovního prostoru – naše asistentky pracují většinou z domova.

A jak šetří virtuální asistentky čas v porovnání s asistentkou přijatou na klasický pracovní poměr?

Především tím, že odpadají časové nároky spojené se zaškolením a zapracováním nově přijaté asistentky. Za naše virtuální asistentky a kvalitu jejich služeb plně odpovídáme my, firma Timony. Naše firma se také stará o veškerou komunikaci s asistentkou.

Přečtěte si také
Listopadový MontyRich je tu. Bude se investovat do nemovitostí i virtuálních měn
Když chcete měnit svět

Na stránkách firmy máte uvedenou možnost naskenovat diář . Co to znamená? Co se stane, když vám pošlu fotografii svého diáře?

Možnost naskenovat diář slouží k tomu, abychom klientům ukázali, jak pracujeme. Asistentka má možnost nahlédnout do aktivit podnikatele a navrhnout způsob, jakým by mohla pracovat. Poradíme, co by měl klient delegovat na asistentku – například správu kontaktů. Zájemcům o naše služby navíc nabízíme možnost si je okamžitě zdarma vyzkoušet, aby se o jejich efektivitě a výhodách mohli sami přesvědčit.

A co se děje následně? Setkáte se s potenciálním klientem osobně nebo i samotné sjednání služby a její start u nového klienta proběhne „virtuálně“, na dálku?

To záleží na klientovi. Osobní setkání v principu – tím, že jde o službu virtuální asistentky – nutné není, často ani neproběhne. Setkáváme se však i se zákazníky, kteří potřebují podrobněji vysvětlit, jak služba funguje a jak bude jejich spolupráce s virtuální asistentkou v praxi vypadat. Pak je osobní schůzka pro uzavření kontraktu nezbytná. Někteří klienti také požadují, aby alespoň zpočátku virtuální asistentka docházela k nim do firmy, aby měli jistotu, že se zaučila úkonům nezbytným pro následnou autonomní práci.

Praktické příklady využití osobní asistentky • klientem naší firmy je korporace, která má limitovaný budget na oddělení, jenž nestačí pokrýt práci mnoha lidí, v takovém případě posloucháme například hovory z call centra • služeb virtuální asistentky využívají umělci, kteří potřebují zajistit produkční činnosti související s jejich uměleckou činností – zorganizovat výstavy, vyřizovat hovory, vystavovat faktury a plánovat schůzky • začínajícím podnikatelům pomůžeme s průzkumem trhu, vyhledáme pro ně vhodné dodavatele a zjistíme nejvhodnější varianty řešení jejich současné situace • zajišťujeme překlad dokumentů či nahrávek • umíme copywriting či správu blogu a sociálních sítí • provádíme zákaznický servis: odpovídáme na e-maily, vyřizujeme telefonáty se stávajícími klienty firmy dle manuálu, který nám vedení samo vytvoří

Po jak dlouhou dobu obvykle klienti služeb virtuální asistentky využívají?

To je individuální, není to dané. Naše služba má tu výhodu, že si zákazník může sám zvolit, jak dlouho ji bude využívat. Nevyužité minuty, jež si klient předplatil pro daný měsíc, se automaticky se převádějí do nadcházejícího měsíce. Čas, který nám vykonání daného úkolu zabere, vypočítáváme vždy předem odhadem. Časově nejnáročnější varianta spolupráce, kterou nabízíme, je 60 hodin za měsíc, což se už téměř rovná práci na poloviční úvazek.

Jaké jsou nejčastější požadavky vašich klientů?

Tím hlavním je, aby práce, kterou od asistentky potřebují, byla odvedena kvalitně – což je pro nás samozřejmost. Nemáme potíž ani s různými speciálními požadavky. Pro klienty je důležité, aby asistentka rozuměla oboru, v němž firma podniká, častým požadavkem je schopnost komunikovat plynule v cizím jazyce.

Outsourcing asistentek není úplně běžná záležitost. Máte se svou službou v České republice konkurenci?

Určitě ano, konkurence tu je – nicméně firem, které se snaží o něco podobného, je poměrně málo a na trhu jsou jen krátce. Sem tam přibyde nějaká nová, většina z nich ale zase rychle zanikne. Jak jste sám řekl, outsourcing asistentek stále ještě není běžnou záležitostí a samotná služba virtuální asistentky je novinkou, kterou se potenciální klientela teprve učí využívat. Potenciál je určitě velký, trh zatím ale na masovější využívání tohoto typu služeb není připraven.

Jak se na něm daří uspět vám, když jiní odcházejí s nepořízenou? Co je vaší hlavní konkurenční výhodou?

Naší hlavní devizou je přístup k zákazníkům. Jsme maximálně flexibilní při řešení jejich potřeb. Snažíme se jim vždy vyjít vstříc a nastavit službu tak, aby jim přinesla maximální výhody a skutečně jim ušetřila čas i peníze. To je pro nás prioritní i z hlediska prosazení se na trhu. Velký důraz klademe také na bezpečnost informací. To je v našem oboru zásadní věc – naše asistentky při své práci mají přístup k různým osobním údajům pracovníků firmy, citlivým firemním datům či různým interním informacím. Naše firma má tuto oblast ošetřenu smlouvou o mlčenlivosti, klient tak nemusí mít strach, že by citlivá data unikala z firmy.

Jak a kde hledáte asistentky?

To je různé, často je hledáme prostřednictvím inzerátu na internetu, na portálech jako jobs.cz, prace.cz. Nejlépe se nám ale osvědčilo kontaktovat osoby, které již známe z předchozích zaměstnání či na ně máme od zaměstnavatelů dobré reference.

A na závěr otázka, jaké máte plány s firmou do budoucna?

Hlavním plánem je ještě více dostat tuto službu do povědomí českých podnikatelů a dál rozšiřovat řady našich zákazníků. Potenciál je velký. Například ve Spojených státech jde o již běžnou, zavedenou službu. U nás o ní ale řada podnikatelů stále ještě ani neví, případně na ni pohlížejí skepticky jako na každou novinku. Naším cílem je z novinky, která v Česku předběhla dobu, udělat běžně využívanou službu.

Podobné články

Ponziho schéma v novém kabátě: Zázrační forexoví roboti
Byznys, Prémium

Ponziho schéma v novém kabátě: Zázrační forexoví roboti

Roman Peterka - 05.07.2018

Super příležitost k podnikání nebo investici. Vkládejte peníze a kupte si tak účast na skvělém projektu, který z vás udělá boháče – stačí sehnat…

MontyRich Invest Summit 2018
Byznys

MontyRich Invest Summit 2018

Milan Charvát - 14.06.2018

Už 19. června se v pražském kině Dlabačov uskuteční jedna z nejvýznamnějších investičních akcí roku 2018. Sejdou se zde česká investiční esa a…

Automatické obchodní systémy: Vyplatí se vyřadit lidský faktor? 1 díl
Byznys, Prémium

Automatické obchodní systémy: Vyplatí se vyřadit lidský faktor? 1 díl

Jan Železný - 12.06.2018

Využívání automatických obchodních systémů se stalo nedílnou součástí obchodování na světových burzách. V posledních letech přitom tento trend…

Podnikatelská konference MILCON představí tři TOP příběhy současného českého podnikání. Přijde i Tomáš Baťa
Byznys

Podnikatelská konference MILCON představí tři TOP příběhy současného českého podnikání. Přijde i Tomáš Baťa

Patrik Kudláček - 20.05.2018

Unikátní konference, na níž si poslechnete tři vrcholové osobnosti českého podnikání v jediném dni a potkáte se s Tomášem Baťou, přičemž za vstupenku…

Organizujete eventy? 6 důvodů proč outsoursovat personální část
Byznys

Organizujete eventy? 6 důvodů proč outsoursovat personální část

Patrik Kudláček - 22.03.2018

Organizujete eventy, veletrhy, tiskové konference? Máte na starost večírek u vás ve firmě nebo budujete značku vašemu produktu a zvažujete road show…

Chcete se stát českým Jeffem Bezosem? Poradíme, jak na to
Byznys

Chcete se stát českým Jeffem Bezosem? Poradíme, jak na to

Patrik Kudláček - 26.02.2018

Chcete začít jakýkoliv druh online byznysu, který generuje měsíční cashflow? Jaký je správný způsob, jak začít? Chcete-li získat jasnější obrázek,…

Newsletter

Chcete kvalitní informace ze světa byznysu?

Přidejte se k 7 tisícům investorů, podnikatelů či obchodniků a začněte odebírat náš newsletter.

Červen 2018
+ PDF magazínu MontyRich
jako dárek
Dávám souhlas se zpracováním mé adresy (ochranou osobních údajů)
Neodesíláme žádny spam