Sekce: Podnikání

Jste ve stresu z chaosu na pracovním stole? Držte se těchto 5 zásad

Neplavte v papírech. Pořádek ve věcech napomáhá soustředění
Datum: 08. 06. 2016 13.30 / Autor: Zuzana Černá
Pracovní stůl. Místo, u kterého strávíte denně možná víc hodin než v posteli. Ale zatímco by nikdo nechtěl spát v kupách špinavého oblečení, deska pracovního stolu často vypadá jako smetiště. Haldy starých papírů, poznámky, hrnky od kávy…připomíná vám to něco? Změňte to a ukliďte si!

Nedostatek místa na práci a stísněný prostor vyvolávají značnou míru stresu. V hromadách dokumentů je těžké mít přehled, nemluvě o stanovování priorit. Kvůli nepořádku je tak stále potřeba něco přeskupovat a hledat, což zabírá spoustu času. Může proto docházet k nedodržování termínů, častějším chybám a frustraci.

Podle vědeckých studií se vyplatí najít si na uspořádání svých věcí čas. Pořádek a dobrá pracovní atmosféra totiž zvyšují produktivitu výkonu práce až o 32 %!

Multitasking? Zabiják produktivity

V dnešní době se snažíme dělat co největší množství věcí najednou – vyřídit telefonát, zkontrolovat e-maily, kompletovat materiály a při tom zvládnout rychlý oběd – a ušetřit tím čas. Výsledný efekt je ale přesně opačný. Rozděláme spoustu úkolů, ke kterým se musíme vracet. A v případě jejich nesplnění dochází ke zvýšení míry stresu, opětovnému odkládání povinností... a kolotoč prokrastinace a nesplněných deadlinů je na světě. Odpoutejte se tedy od tohoto aktuálního trendu a mějte před sebou na stole pouze materiály, které zrovna potřebujete. Dělejte v jednu chvíli jen jednu jedinou věc. Až budete mít splněno, jděte na další. Ušetříte čas i svoje nervy.  

1, 2, 3, a je hotovo

Když budete mít ve věcech pořádek, spíše se odhodláte k činnosti a s větší chutí do práce budete mít dříve hotovo. Neříkejte si, že úklid počká na později, po vyřízení důležitějších věcí. K těm se totiž možná ani nedostanete, protože je nenajdete. Navíc by vám ke všemu měla stačit pouhá hodinka.  

Napřed si v prvních 15 minutách připravte plán a všechny potřebné věci, Řeknětě si, co je cílem úklidu a jakého výsledku chcete dosáhnout. Připravte si odpadkový koš, případně krabice a igelitové pytle.

Další čtvrthodinu věnujte tomu, že vyndáte všechny věci a rozdělíte je na tři hromady:

1) co si chcete nebo potřebujete nechat 
2) papíry, na které se ještě musíte podívat
3) věci na vyhození

Věci z hromady 3 přesuňte rovnou do koše. Na zkontrolování a roztřídění hromady máte opět 15 minut.  Buď je vyhoďte, nebo přesuňte na hromadu 1. Buďte nekompromisní, jestliže musíte dlouho přemýšlet, jestli dokumenty ještě někdy možná budete potřebovat, odpoveď zní pravděpodobně Ne.

Nakonec vám zbude posledních 15 minut na zařazení věcí z hromady 1 do úložného systému. Dokumenty je dobré si třídit abecedně – podle lidí, témat nebo názvů projektů.

Na závěr vysypte koš, aby vás náhodou nelákalo si věci postupně znovu nacházet. A máte hotovo.

Deska stolu má být vidět

Pro udržení přehledu, kde co máte, si na pracovním stole z věcí, které vám zbyly, nechte pouze ty, které používáte denně. Diář, zápisník, papír na poznámky – místo malých lepících papírků, které máte všude, ani nevíte, co na nich je a snadno se poztrácí, je lepší zvolit na každý den normální papír A4. Po práci ho vyhodíte a nedodělané úkoly přepíšete na nový na další den. Papíry se vám tak nebudou kupit. 

Stejně tak nehromaďte psací potřeby. Určitě nepotřebujete 20 zvýrazňovačů, tužek a propisek, z nichž většina stejně nefunguje. Mějte na stole pouze to, co skutečně potřebujete. Většinou stačí 2 propisky, 2 tužky, a tři barvy zvýrazňovačů. Pokud přestávají psát, nemilosrdně je vyhoďte. Zbytek si uložte do šuplíků.

Dejte pozor, ať nemáte všude zbytečné zamotané dráty. Pokud máte stolní počítač, dá se pořídit bezdrátová klávesnice. Dokonce existuje i silikonová varianta, která se dá složit. V případě, že ji zrovna nebudete potřebovat, vám nebude zabírat tolik místa.

Osobní věci

Na pracovištích, kde zaměstnanci přichází do přímého kontaktu s klienty, bývá uplatňována takzvaná politika čistého stolu. Uklizený stůl působí na klienty vstřícněji a důvěryhodněji. Potenciální partner, který se prohrabuje fotkami z dovolené a obrázky od dětí není zrovna to ,,pravé ořechové”. 

Samozřejmě to neznamená, že byste měli udržovat prostředí sterilní a pracovní desku podrobovat testu bílou rukavicí. Pokud jsou pro vás některé osobní věci inspirativní či motivující, v rozumné míře nikomu vadit nebudou. Za fotku rodiny vás nikdo nahánět nebude, za momentku z alkoholového večírku ale asi pochvalu nedostanete. Spoléhejte na vhodnost, slušnost a rozumnou míru. Nezapomeňte, že prostor v kanceláři je pořád pracovištěm a ne vaším soukromým prostředím. Jde nejenom o estetiku, ale v některých případech i o bezpečnost, hygienu nebo uchování informací.

Uklizeno. Ale ne naposledy

To, že jste uklidili jednou, neznamená jednou provždy. Důležité je vytvořit si pravidelný režim, kterým se budete řídit. Jinak se vám nakupené věci velmi rychle objeví znovu. 

Neodkládejte věci na později, jinak můžete začít nanovo. Zvyk je železná košile.Všechno vyžaduje čas a pevnou vůli. Pokud se přestanete nastaveným systémem řídit, nevzdávejte se. Odhodlání se vyplatí. Jakmile se naučíte mít čistý pracovní stůl, zjistíte, že jste mnohem rychlejší a produktivnější.

Čas na průběžný úklid materiálů na stole si vyhraďte na konci každého pracovního dne. Rozřiďte dokumenty a přepište si úkoly na další den. Budete odcházet s pocitem, že máte věci pod kontrolou a stejně tak se ráno budete vracet, protože na vás nebude čekat představa papírové hory.

Další články

7 jednoduchých triků, které vám umožní efektivněji při práci využívat svůj mozek

Když pracujete stále víc a víc hodin denně, opravdu toho uděláte víc? Naučte se efektivně využívat svůj mozek k tomu, abyste dosáhli nejlepší kreativity a produktivity přesně tehdy, kdy to nejvíc potřebujete.
Článek

Čtyři aspekty, které odhalí, jak moc jste efektivní

Článek

Držte si klobouky, oživení je tu!

Článek

Chcete každé ráno pořádnou dávku inspirace?

Chcete kvalitní informace ze světa byznysu?

Přidejte se již k 7 tisícům investorů, podnikatelů či
obchodniků a začněte odebírat náš newsletter.